Çocukluğumuzda mahallemizde futbol ya da yakan top oynarken takım kurma ve takım olma süreçleri günlük rutinlerimizdi. En iyi takımları kurmak için ne mücadeleler verdik. Bazen en iyi oynayan oyuncuyu takımımıza katmak, bazen de en iyi anlaştığımız arkadaşımızla aynı takımda olmak için çabalardık.
Okul yıllarında ise farklı projeler veya ödevler için takımlar kurmaya ve takımların parçası olmaya devam ettik. İyi takım ile kötü kurulan takımların iş sonuçlarında nasıl farklar yarattığını keşfetme şansımız oldu. Takım olarak yaptığımız ödev ve projelerde, hepimizin birlikte hareket etme zorunluluğu ve üstüne düşen sorumluluğu yerine getirmesinin önemini aldığımız notlarla anlama şansımız olmuştu.
En iyi arkadaşlarımızı, en uzun dostluklarımızı içinde bulunduğumuz takımlardan bulduk. Birlikte yaşanılan iyi veya kötü anılar, başarılar veya başarısızlıklar bizi bir araya getirdi ve birbirimize bağladı. En önemlisi hangi takımda olup olmayacağımıza genellikle biz karar verdik.
İş hayatında hemen bizi bir takıma koydular
İş hayatına girince ise hemen bizi bir takıma koydular. İlk günlerde takımı ve arkadaşları anlamaya çalıştık. Kiminle anlaşabileceğimizi, kiminle anlaşamayacağımızı çözmeye çalıştık. Her takımda bir lider vardı ve işler onun tarafından takıma dağıtılırdı. Genelde iş ve kişi dağılımı liderin sorumluluğundaydı (çoğu zaman) . O da kendi liderine karşı sorumluydu.
Her takımın kendisine verilmiş hedefleri vardır. İyi takımlar hedeflerini gerçekleştiren takımlardır. En çok övgüyü ve takdiri onlar alır.
Peki daha iyi sonuçlar üreten takımların ortak özellikleri var mıdır?
Takım olmak hiç kolay değildir. Genelde hangi takıma sorsanız ‘biz iyi bir takımız, çok iyi anlaşırız’ der. Hepimiz en iyi performansın içinde olduğumuz takımda olduğunu düşünür ve dile getiririz. Ya da rakamlar iyi bir takım olduğumuzu doğrulamıyorsa da, bireysel olarak iyi olduğumuzu ama takımın içinde iyi sonuçlar alamayan arkadaşlar olduğunu belirtiriz. Takım olarak neleri iyileştireceğimizi veya hangi adımları atarsak daha iyi sonuçlar alabileceğimizi çok sorgulamayız. Bu işleri başkalarına bırakırız.
Üstümüze düşeni yapmalıyız
Eğer bir takımda rol alıyorsak ve o takımın iyi sonuçlar almasında bizim de payımız olacaksa, aşağıdaki şartları yerine getirmek için çaba sarf etmeliyiz. Üstümüze düşeni yapmalıyız. Hem kendimiz, hem takım o zaman daha iyi sonuçlar almaya başlayacaktır.
Öncelikle takım, ortak bir hedef için çalışan belirli (sınırlı) sayıda üyeden oluşan ve ortak sorumlulukları olan ve sadece ekip liderine değil, takımdaki her üyeye karşı sorumluluk taşıyan yapılardır.
Takımlarda her bir üyenin ürettiği iş sonucu, diğerini de etkiler. Ortak hedefe gitmek için takımdaki her birey için bir rol biçilmiştir. İşini bir kişi bile aksattığında takımın hedefi gerçekleşmez ya da gecikmeler yaşanır.
Diğer bir kavram ise çalışma gruplarıdır ve herkesin işi ve hedefi birbirinden farklı ve bağımsızdır. Herkes tek tek lidere karşı sorumludur ve genelde hızlı bitmesi gereken ve rutin yapılan işlerde bu model daha iyi çalışabilir.
İyi takım sonuçları değiştirir
Ortak hedef ve ortak sorumluluk alınması gereken işlerde takım daha iyi çalışır. İyi takım sonuçları değiştirir, fark yaratır. Takımdaki herkes liderle beraber sorumluluk alır, beraber karar verir ve elini taşın altına sokar. Ortak hesap verebilirlik takımdaki en önemli özelliktir. Ya birlikte başarırız ya birlikte yanarız. Her gün duyduğumuz senin ekip zamanında üretmediği için bizde satış yapamadık ve hedeflere ulaşamadık tartışmalarını ortadan kaldırmaya yarar. Onun yerine hedefleri tutmak için, üretimde sana nasıl yardımcı olabilirim? gibi yapıcı bir diyalog yaratır. Kolay bir dönüşüm değil, işbirliği ve konuşma kültürünü büyüten bir bakış açısı.
Takımı iyi geçinen insanlardan kurmak demek de, iyi takım kurmak demek değildir.
Birbirine bağımlı iş tanımları, ortak işler ve kararlar varsa o zaman takım olmak gerekir.
Takım olmanın ilk kuralı nedir?
Takım olmanın ilk kuralı ise, takım olarak ‘amacımız’ ne, bu takım niye var konusunda tüm takım üyeleri ile el sıkışmaktır.
Takım olarak varoluş sebebimizi doğru ortaya koyup, anlaşırsak iyi takım olma yolunda ilk adımımızı atmışız demektir. İkinci adım ise takım olarak ‘odak alanlarımızı’ netleştirmek. Belki daha da önemlisi nelere ‘odaklanmayacağımıza’ karar vermek ve onları gündemimizden çıkartmak.
Odak alanlarını seçtikten sonra sıra geldi ölçülebilir ‘hedefler’ koymaya ve sorumlu isimleri belirlemeye. Her bir odak alanı için, net ve sorumlusu belli olan hedefleri de yazmak ve el sıkışmakta fayda var.
Evet Amaç, Odak Alanları ve Hedefler konusunda el sıkıştık. Peki bunları hayata geçirirken takım olarak başka neye ihtiyacımız olacak? Belki de en zor kısmına geldik, takımın ortak ‘değerleri’ ne olacak? Bu takımın ortak inançları ne olacak? Bazı takımlar için daha destekleyen bir yaklaşım öne çıkarken, başka bir sektörde iş yapan bir takımda ise birbirini zorlamak değeri öne çıkabilir. Değerleri olmayan bir takımın ortak hareket etme ve ortak amaca gitme şansı olmaz.
Kimse anlaşılan kuralların dışına çıkmamalı
Son olarak her takım için ‘kurallar’ seti oluşturmak çok önemlidir. Takımdakilerin birbirlerine nasıl davranacakları konusunda konsensus sağlamasını gerekir. Kimse anlaşılan kuralların dışına çıkmamalı. Takım anayasası gibi düşünün. Ek olarak takım için iletişim kuralları oluşturmak da çok işe yarar. Hangi surumda mail, hangi durumda telefon mesajı kullanılır. Akşam mesai saatlerinden sonra telefonla aranmaz ya da hafta sonu mesaj atılmaz gibi, herkesin anlaştığı kurallar konuşuyoruz. Takıma yeni katılacak bir kişiye takımla ilgili bu manifestoyu ve 5 adımı anlatmak ve oyuna katmak çok kolay ve önemlidir.
Odak alanları dışında kalacak konuları netleştirmek, belki de en zorlandığımız alan olabiliyor. Aslında takımın zamanını çalan ve değer yaratmayan işlerden uzaklaşırsak en önemli verimlilik artışı kuralını da gerçekleştiririz.
Günlük işler ve iki kişinin konuşarak çözeceği sorunlar tüm takıma haber veriliyorsa hatta en tepeye mesaj yazarak toplantılar isteniyorsa, bunlardan kurtularak başlamak güzel olur. İşte bu işler için kaybedilen zamanlar ana işlerimize odaklanmayı ve daha iyi sonuçlar üreten takımlar olmamızı durduruyor. Çalışanların yaratıcılığını ve insiyatif alma özelliklerini kullanmamıza neden oluyor ve bağlılığı da azaltabiliyor.
Odak alanı nedir?
Odak alanı dediğimiz ve 3 en fazla 4 konu olarak sınırlandırmamız gereken konular, 1-2 yıl içinde ulaşılması gereken hedefler. Haftalık ya da aylık değil. Hedefimizi uzağa koyup hedefleri oluştururken geriye doğru gelmek daha gerçekçi oluyor. Odak alanları netleştikten sonra da takımdaki herkes ve en başta lider bütün iş planlamasını ve odağını sadece bu konulara vermeli. Tepeden ‘aman şu işe de bakın’ veya ‘şuna odaklanın’ dendiğinde ‘hayır biz odak alanlarımızı belirledik, 18 aylık dönemde bu konular odağımızda yok’ demek kararlılığını göstermek gerekiyor.
Odak alanları için rakamsal hedefler koyarken, takımdaki her oyuncu sorumluluk alanına göre değişen ağırlıklarda sorumluluklar alabilir. Odak alanına gelecek 2 sene içinde çalışan memnuniyetini arttıracağız ve yetenek kaybı yaşamayacağız gibi bir odak koyduysak takım içinde bu alanda daha çok iş yapacak kişiler olabilir. Bu konular sadece İnsan Kaynakları konusu olamazlar.
Artık takımı bir hedefe kilitledik ve başarı kriterlerimizi seçtik. Bunlara benzer hedef ve stratejiler zaten her girişimde veya kurumda mutlaka vardır. Burada amaç, daha iyi sonuçlar alacak ‘takım manifestosu’nu yazmak ve hayata geçirmek.
Özellikle üst kademelere çıkıldıkça egolar ve silo yönetimi eğilimleri artabiliyor. Takım içinde güç savaşları başlıyor. İşte takım anlaşması burada devreye giriyor ve takım olarak çalışmanın gücü ortaya çıkıyor.
Kısacası ‘hepimiz bir takımız’ diyoruz.