Performans görüşmeleri çalışanlar için yılın en önemli zamanlarıdır. İş dünyasının Oscar törenleri gibi düşünebilirsiniz. Tek farkı herkesin önünde ve sahnede değil, kapalı kapılar arkasında ofislerde yapılmasıdır. Sebebi de sadece en iyilerin değil, ortalama ve kötülerin de açıklanmasıdır. Yıl boyunca yaptığımız işler, gösterdiğimiz sonuçlar, beğenilen ve beğenilmeyen davranışlar, kara kaplı defterler açılarak konuşulur.
Performans görüşmelerini ekiplerinizle konuşmak ve karşılıklı görüş alışverişi yapmak işini önemli buluyorum. Ama yapılış şekli ve modeli genelde hepimizde bir negatiflik yaratıyor. İlk yıllarda müdürümün performans görüşmesinde tüm rakamsal hedefleri tutturmama rağmen “Maalesef yeteri kadar sosyal değilsin ve o yüzden puanını kırıyorum” diyerek performans değerleyemeyen yöneticilerle çalışmak zorunda kalmış olmam, beni bu performans işinden soğutmuş olabilir.
Birlikte daha iyiyi yapmak için konuşmak önemli. Bu işin sadece yılın bir ayına yığılması ve görevmiş gibi yapılması işi amacından uzaklaştırıyor. Amaç işi daha iyi yapmak, çalışanlarımızı geliştirmek için adımlar atmasını sağlamak. Amaç performans görüşmeleri ile gelişimine katkıda bulunmak, ihtiyaç duydukları eğitim ve gelişim programlarını önermek. Kısacası geleceğin liderlerini yetiştirmek için adımlar atmak.
Oysa bizde genelde yargılama ve objektif olmayan değerlendirmelerle bir puanlama yapma çabasına girişme hali vardır. Hedefleri ve gelişimi konuşmak yerine “Vereceğim puanı nasıl anlatsam”a gelir konu. Genelde iyi hazırlık yapılmadığı için de mutsuz ve verimsiz görüşmeler yapılır. Üstünden aylar geçmiş ve hiç konuşulmamış konular birden açılır. Ya biz bunu o zaman neden konuşmamıştık, ben o kadar önemli olduğunu düşünmemiştim deseniz de tatmin edici bir cevap alamazsınız. Ya da her şeyi benden beklemeyin, bazı şeyleri de siz değerlendirin lütfen gibi performansa genelde olumsuz katkısı olan cevaplarla o yılı kapatırız.
İnsan kaynaklarından gelen “Performans değerleme sezonu açılmıştır” mail’iyle başlayan ve herkesin işini gücünü bırakarak gelen formları doldurma ve karşılıklı oturma ve yılın performansını paylaşma sezonu yine de heyecanlı bir dönemdir. Herkes daha bir dikkatli davranmaya ve konuşmaya başlar, hitap şekilleri değişebilir. İyi yöneticiler aylardır aldıkları notları açarlar, paylaştıkları geri bildirimleri düşünürler, iş sonuçlarını dikkatli incelerler ve daha önce büyük kısmını paylaştıkları değerlemelerini bu sefer toplu olarak çalışanları ile paylaşırlar. Sürpriz yoktur, iki tarafta artı ve eksileri bilerek ve nasıl düzelteceklerini konuşarak ve el sıkışarak toplantıdan ayrılırlar.
Büyük bir çoğunluk ise değerleme işini belirlenen kısa döneme sığdırmaya çalışır. Geçen 11 ayı hatırlamaya çalışır. İyi hazırlık yapmayanlar ve yıl içinde notlarını almayanlar ise hatalı değerlemeler yapmaya daha yatkındırlar.
Sadece değerlemeyi yapan değil, değerlemesi yapılan da iyi bir hazırlık yapmalıdır. Örneklerle ve rakamlarla yıl içinde yaptıklarını iyi bir şekilde hazırlık yaparak anlatırsa üstünü de hazırlık yapma konusunda zorlamış olur. Hazırlıklar yapılmadıysa, son günlerde büyük bir hata yaptıysanız ya da işe geç geldiyseniz yandınız. Eğer ilk 11 ay notlar almadıysanız ya da gördüklerinizi ekibinizle paylaşmadıysanız, performans değerlemeden çok performans cezalandırmaya da dönebilir.
Performans değerleme hem girişimlerde hem kurumlarda oldukça önemli bir süreç. Çalışanlar açısından hem yaptıkları işin değerlemesini gördükleri hem de finansal getirilerine etki yapacak bir puanlama sistemi. Üstelik katı kuralları ve metotları olan bir yapı. En tepede olsanız bile istediğiniz kişiye istediğiniz puanları verme şansınız yok. Dünyaca belirlenmiş normları var. En yüksek verebileceğiniz not limitli ve o sayının üstüne çıkmanız mümkün değil. O yüzden hep mukayese yaparak değerlemelerinizi yapabiliyorsunuz. Sonra da tüm şirketi bu standartlara uydurmaya çalışmak için hizalama yapmanız gerekiyor.
Performans değerleme sistemlerinde önce sistemde kendimizi değerlendirmemiz istenir. Kendimiz hakkında açıklama ve notları sisteme gireriz. Kendimizi puanlarken de adil ve şeffaf olmak önemlidir.
Öncelikle performans değerleme sistemi insan kaynakları konusu olamaz. En tepeden başlayarak tüm çalışanların performans ve haklarının belirlendiği ve şeffaflık ve adaleti çok yüksek olması gereken bir süreçtir.
Yine sadece yılın sadece tek bir ayı olamaz. Çalışanlarınızla yılda bir defa yarım saat kapanıp, şunu iyi yaptın, bunu iyi yapamadın konuşması yapamazsınız.
Yıl boyunca yani yılın ilk gününden itibaren belirlenmiş şirket ve bireysel hedeflerinizle ilgili sistemde notlar alacağınız ve üstünüzle paylaşacağınız yapılar olmalıdır. Ya da her ay bir kere günlük işlerden bağımsız küçük performans görüşmeleri yapmak her zaman iyidir. Aldığınız notlar ve yaptığınız değişimlerle yıl sonunu beklemeden çok farklı bir yol izleyebilirsiniz.
Yine değerlemeyi sadece bağlı olduğunuz kişi ile değil sisteme sizin çalışanlarınızdan ya da beraber çalıştığınız arkadaşlarınızdan geri bildirim alacağınız hatta puanlama yapacakları bir model de işe yarar. İşi çok daha objektif hale getirir. Sizi değerlendirecek kişi, sizin hakkınızda girilen yorum ve puanları okuyarak daha sağlıklı puanlama yapabilir.
Sadece şirket hedeflerinin değil, bireysel hedeflerin de rakamsal ve izlenebilir hedefler olarak seçilmesi çok kritiktir. Aksi taktirde yoruma açık olacak her türlü hedef değerlemesi iki taraf için de huzursuzluk yaratacaktır.
Astların da üstlerini puanlayabileceği ve yorum yapacağı bir model çok şirkette kullanılmaktadır. Üstlerde sadece kendi üstlerinden gelen değerleme dışında astlarından gelen puanlamayı da görme şansına sahip olacaklardır.
Performans değerleme konusunda her yıl konunun uzmanları ile 2-3 buluşma yapılarak en iyi performans değerleme nasıl yapılır, kişiye anlatırken nelere dikkat etmeliyiz konularında eğitimler almak çok faydalı olacaktır.
Yine yapay zeka (artificial intelligent-AI) bazlı değerleme yöntemleri kullanma ve gelişim alanları ile ilgili öneriler almak yakın zamanda günlük hayatımıza girecek. Bugünden bu konuya yatırım yapmak ve değerleme işini tek kişinin tekelinden kurtarmak akıllıca olabilir.
Aslında performans değerleme kriterleri sadece geçen yılı değerleme ve puanlama yaparak yılı kapatmak olmamalı. Gelecekte daha çok yönetici yetiştirmek ve onların gelişim yolculuklarında nasıl davranacakları konusunda destek olmak için beraber çalışmak demek olmalı.
En iyi yönetici, en çok yönetici yetiştirendir. Performans değerleme ve adam yetiştirme de bir uzmanlıktır. Sadece yılda bir kere doldurulan formlarla insan yetişmez.
İyi yöneticilerin yıl içinde yapması gereken ve yıl sonunda performanslarını değerlemesi gereken başlıklar:
-Şans ver, çalışanlarını yetkilendir, farklı konularda ve yeni alanlarda denemesi ve yanılması için fırsat tanı. Bazen bu şansı kendimiz yaratırız ama genelde üstümüz yepyeni bir iş gelince çalışmamız için bu konuda bize güvenir ve bizi denize atar. İşte bu şansları iyi kullananlar geleceğin en iyi yönetici adaylarıdır.
-El ver, bildiklerini ve deneyimlerini paylaş, senin bildiğin sende kalırsa senden başka kimseye faydası olmaz. Amaç daha çok insana bildiklerini anlatarak farklı bakışa açılarına sahip kişilerin o konuyu geliştirmelerini sağlamaktır.
-Ses ver, birlikte çalıştığın arkadaşların ne zaman sıkışırsa ve paylaşmaya ihtiyaç duyarsa orada olduğunu bilsin, iyi yönetici her zaman ihtiyaç duyulduğunda çalışanının arkasında durur. Hatasını paylaşır ve sorumluluğu alır.
-Güven ver, iş arkadaşlarınız sizin hakkınızda adil ve şeffaftır, hakkımı yedirtmez diyorsa yaptıkları işin kalitesi de artar. Güvenilir arkadaşlarla çalışmak, işe mutlu gitmek için en önemli kuralların başındadır.
-Kulak ver, dinlemeyi öğren, sabırlı ol. Hemen doğrusunu göstermeye ve anlatmaya çalışma, öğrenmesi için zaman tanı.
-Enerji ver, yaptığın işlerle ve konuşmalarınla takıma enerji ver, daha iyisini yapacakları konusunda onlara inandığını göster.
-Renk ver -gördüklerini, düşündüklerini kendine saklama, ne düşündüğünü ne hissettiğini bilsinler, bir daha yaparken düşünerek yapsınlar. Hatalar ve başarılar yapıldığı anda söylendiğinde değerlidir.
-Hak ver- eğer haksızsan haksızdım özür dilerim de, hakkını teslim et, her şeyi bilmek zorunda değiliz. Merak ediyoruz ve öğreniyoruz. Bizden farklı alanlarda farklı bilgi ve merakı olanlara saygı duy.
-Ödül ver, takdir et, alkışla. Övülecek yerde öv, aklından ve kalbinden geçeni söyle. Benden iyisin, yakında beni geçersin de. Takdir ve övgü hak ediliyorsa insanı kamçılar ve motive eder.
En önemlisi umut ver, daha iyisi daha güzeli için umut önemli.