Yönetim kurulu kullanım kılavuzu ya da yk 101

Kurumsalda tam 31 yıl sene geçirdim, son 16 yılı genel müdür olarak. Kariyerimin yarısından çoğu tek bir pozisyonda geçmiş. Önce Rusya, sonra Türkiye, sonra yine Rusya, arada Kazakistan, Moldova, Gürcistan ve diğer CIS ülkeleri, sonra yine Türkiye. Üstelik 2 farklı ülkede ve ikişer defa olmak üzere. Ama bu pozisyona gelene kadar en az 15 kez farklı rol için kartvizit bastırmıştım, satış, pazarlama, iş geliştirmede değişik roller için.

Bu arada ben 36 yaşında genel müdür olmuşum, teslim aldığım büyüğüm 55’inde. Ondan önce de Rusya’da 4 sene pazarlama müdürlüğü, kısacası toplam 20 sene yönetim ekiplerinde ve yönetim kurullarında bulunmuşum. Yani yılda 10 toplantıdan toplamda 200 yönetim kurulu deneyimi. Acısıyla, tatlısıyla, kutlaması ve vedasıyla.

Yönetim kurulu yapısı, tüm organizasyonda, şirket ya da kâr amacı gütmeyen yapılarda, iyi çalışması ve yönetilmesi durumunda çok önemli rol oynar. Sadece işte büyümeye rehberlik etmekle kalmaz, içinde yaşanan toplum için de olumlu etkiler yaratmak için kararlar alır.

Yönetim kurulu, yönetime yetki veren ama etkili ve yol gösterici şekilde iş takip eden ve hesap verilebilirliği olan yapılardır. Kötü örneklerinde ise destek vermek ve yol göstermek yerine sadece olumsuz kritik eden ve gereksiz ve detay sorularla yanlış rehberlik eden yapılara da dönüşebilir.

Benim tecrübemde ise stratejik ve büyük kararların ve konuların konuşulduğu bir büyük oda. Genelde şirketin en büyük ve havalı odasında düzenli tekrarlanır, bazen de fabrikanın olduğu şehirde ve rut yapılacak bölgelerin otellerinde yapılabilir. Saatler sürer ve büyük işler ve konular tartışılır, büyük kararlar alınır.

Formatı ve katılımcıları, hatta yıllık takvimi bir yıl önceden bellidir. Çalışanlar için en stresli hazırlık ve sunuş dönemleri demektir. Bazen günler, haftalar süren hazırlıklarla onlarca kişinin vaktini alır. Aklımdan yk (halk dilinde kısaltmasıdır) için harcanan zamanı, yenilik ve pazarı anlamak için harcasak daha iyi sonuçlar alınabilir diye geçirdiğim günler olmuştur.

Yönetim ekibinden 4-6 üst düzey genelde genel müdür, finans, pazarlama ve satış direktörleri, 10-12 kişilik yönetim kurulu üyelerinin karşısına oturur ve günlerdir hazırlık yapılan sunuşu sırayla yapmaya başlar. Kaçıncı dakikada kimden ne soru geleceği ve sorunun cevabının kaçıncı slide’da olduğu tahmin etmeye çalışılır.

Genelde yk’ler ekonomi veya satış ve cirolarınız iyi giderken çok daha keyifli ve kısa sürerken, ekonomi ve rakamlarınız problemli ise bitmez ve benzer sorulara cevap vererek her ay eve yorgun olarak dönebilirsiniz.

Yönetim ekibi olarak iyi hazırlanmalı, cevaplar konusunda ekip olarak anlaşmalı ve çok net cevaplar vermelisiniz.

Oda içinde vücut dilinizle hangi soruya kimin cevap vereceğini önceden belirlemek çok faydalıdır. Hatta hangi mimikle, hangi cevabı vereceğiniz iletişim konusunda dudak ve yüz okuma konusunda, takım olarak iyi iş çıkarmanız faydalı olacaktır.

Yine önemli bir özellik; soruyu sonuna kadar dinlemeyi öğrenmeli hatta soru sorulurken, soruyu soran kişi için ‘cevap ne olsaydı çok mutlu olurdu?’ diye kafanızda kurma yetinizi geliştirmelisiniz. Yapılacak en büyük hata soruyu anlamadan soruyu tahmin etmek ve kendi anladığınız soruya cevap vermektir.

Soruyu anlamadıysanız mutlaka anlamadığınızı söyleyin ve tekrarlanmasını isteyin. Yine mi anlamadınız, “Tam ne demek istediniz?” ya da “Anlayan varsa bana anlatabilir mi?” diye sormak en temizidir.

Benim gibi sabırsız ve sorunun sonunu beklemeden cevap vermeye kalkarsanız yıllar geçse de iş arkadaşlarınızın hatırlayacağı anılar bırakabilirsiniz. Hâlâ konuşulan iki olayı buraya bırakmak isterim. Bir tanesi Moskova’da düzenlediğimiz konserin saldırıya uğramasından dolayı hepimiz çok üzgünüz ve hemen arkasından bir yk’ye girmişiz. İrlandalı bir üyemiz”Crisis management’ınız var mı?” diye sormuş? Ben ise crisis’ı prices anlayınca, kriz yönetimi sorusuna fiyat yönetimi konusunda yaptıklarımızı 1 saat boyunca hiç durmadan anlatmış ve sonunda üyeyi de ikna ederek “Evet fiyat sormuştunuz değil mi?” diye onaylatarak ve teşekkürlerini alarak konuyu kapatmıştım.

Yine başka bir seferinde Kazan’da yaptığımız bir yk’de ise neredeyse her ay ülkeye ziyarete gelen ve genelde fabrikayı da ziyaret eden bakanlarla ilgili bir soruya, Kültür ve Turizm Bakanı Ertuğrul Günay ile buluşmamızı anlatırken yine o dönem Beşiktaş’ın antrenörü olan Ertuğrul Sağlam ismini kullanarak konuyu kapatmıştım. Konuşmam bitince yanımda oturan insan kaynakları direktörümüzün kulağıma “20 dakika Beşiktaş teknik direktörünü anlattınız” demesi üzerine, “Problem yok, patronumuz Beşiktaşlıdır, anlayış gösterir” diyerek yeni bir ajanda maddesine geçmişliğim kayıtlarda yerini almıştır. Daha sonra düzeltilmesi için gelen ve cümle cümle kayıt altına alınan tüm toplantı notları içinden isimleri bularak bari yazılı olarak düzeltelim demişizdir.

20 yıldır katıldığım tüm yk toplantıları İngilizceydi. Arada sadece biz bize yaptığımız çok az toplantı Türkçe de olmuş olabilir.

Yk üyesi olarak, bazen eski bir İngiliz büyükelçi, bazen Belçikalı eski bir yönetici, bazen de Rus bir ekonomistin sorularıyla karşı karşıya kalabilirsiniz. Hatta bazen Sırp, İrlandalı, Afrikalı veya Kosta Rikalı yöneticileriniz ile aynı saflarda yan yana cevaplar verebilirsiniz. Bazen de konuya yabancı gibi davranan Türkler de yanı başınızda oturuyor olabilir.

Bazen hiç bira içmemiş kişilere kalite ve yeni tatları anlatırken zorlanırken, hiç parayla ürününüzü almamış bir üyeye sadece süpermarket için çıkarttığınız bir ürünün neden Ulus’taki mahalle bakkalında olmadığını anlatmak zorunda kalabilirsiniz.

Üstelik her yönetim kurulu toplantısı 4-5 saat sürer. Yaklaşık bir gününüzü alır ve odanın içinde döner, hamburger ile geçiştirilen öğle molası hariç tüm dikkatinizle size ve ekibinize gelecek soru ve yorumları cevaplamak durumunda kalırsınız. Akşam bittiğinde yorgun olarak ayrılırsınız.

Sizin ve yönetim ekibiniz için toplantının iyi geçmesi önemlidir, tüm ekibiniz özellikle toplantı hazırlıklarını yapıp size teslim eden her departmandan kişiler nasıl geçtiğini öğrenmek için aşağıdaki katlarda sizi beklemektedir.

Özellikle yıllık bütçe onayı alınacak toplantıların önemi daha büyüktür, bütçenin onaylanmaması demek tüm çalışmaların baştan sona tüm ekiplerce yeniden tekrarlanması anlamına gelir. Çok da hoş karşılanmaz. “Acaba bizim direktörler iyi anlatamadı mı?”, “Çok iyi hazırlanmıştık oysa” gibi eleştiri oklarına maruz kalabilirsiniz.

İçeride de hem kurumun ve holdingin en üst seviyelerinin, dışarıdan ise bağımsız üye olarak adlandırılan ve konusunda uzman üyelerin davet edildiği, yönetimin yaptığı ve yapacağı işleri anlattığı, sonrasında da tartışıldığı ve onaylandığı bir mekanizma. Kısacası yönetim ekibi olarak sizin yaptığınız işleri bilen, öncesinden yolladığınız raporları okuyarak ve hazırlanarak gelen hatta sizinle beraber sorumluluğu alması gereken rehber, onay ve destek kurumu diyebiliriz.

Tam 20 yıl boyunca nerdeyse her ay yazın 1-2 ay hariç sadece yönetim ekibinizle değil, yönetim kurulunuzla da birliktesiniz. Yaptıklarınızı, sonuçlarınızı ve gelecek planlarınızı anlatmalı ve her soruya kendinden emin cevaplar vermelisiniz.

Kılık kıyafet yk’de önemsenir, gri ve laci tonlar tercih edilir. Kahverengi çok kullanılmaz, kış dışında yadırganır.

Kuralları ve akışı nettir, 20 yıldır büyük bir değişiklik göstermemiştir. Bu alanda yenilik yapmak ya da farklı olmaya çalışmak yarar değil zarar getirir.

Kimin hangi sırada konuşacağı bellidir, üstlerinizle sürekli göz ya da diz temasında olmaya dikkat etmeniz gerekir. Hangi soruya kimin cevap vereceğini odadaki en üst yönetici bazen isminizi söyleyerek “Haydi Tuğrul, bunu sen cevapla” diyerek bombayı kucağınıza bırakabilir. Yanınızda sürekli bir mayın tarayıcı olsun ve her soruya hazır olun.

Bilmediğiniz soruya biliyormuş gibi cevap vermeye çalışmayın. Notunuzu alın, hazırlık yapıp bilgi notu atacağınızı ya da bir sonraki toplantıda cevap vereceğinizi söyleyerek yanlış cevaplardan uzak durun. Hakkınızda güvensizlik yaratacak bilmişliklerden kaçının.

Ekibinizden birisi ateş altındaysa topa girin ve destek olun. Düşünmesi ya da rakamlarına göz atması için zaman yaratın. Mesela konuyu ve akışı başka slide’a çevirin. O sırada Whatsapp’a gelecek cevaplar için zaman yaratın.

Yk’deki herkesin uzmanlığını, ne sorduğunu ve neye taktığını önceden anlayın. Hatta bazıları ile kritik dönemlerde toplantı öncesinde birebir yapın. Zor konuları önceden anlatın ve desteğini isteyin.

En kritik paydaşınız masa başındaki yk başkanıdır. Gözünüz ve kulağınız onda olsun.

Stratejik önceliklerinizi çok iyi anlatın, yoksa farklı konu ve sektörlerden gelen üyeler sizi ve işi farklı alanlara ve önceliklere çekmeye çalışırlar. Siz de herkese evet derseniz yoldan çıkarsınız. İtiraz etmeniz gereken yerde önce nazik sonra kavganızı vererek geri çekilmeden ikna etme çalışmalarınızı sürdürün.

Tüm savaşları kazanmaya çalışmayın. Sizin ve işiniz için en büyük ve en önemlileri için kavganızı verin. Bazen geri çekilip ikinci, üçüncü toplantılarda tekrar konuyu açın.

Çok üstünüze gelinmesi veya işin sertleşmesi durumunda tuvalet molası hakkınızı kullanın. Elinizi yüzünüzü yıkayın, derin nefes alın ve hiçbir şey olmamış gibi “Nerede kalmıştık?” diye içeri girin.

Çok istediğiniz bir konuyu iyi anlatamayıp, fikri satamadıysanız hayır almamak için daha iyi hazırlık yapıp gelecek toplantıda bir daha anlatalım deyin.

İleride yk üyesi olursanız,

-Toplantılara mutlaka çok iyi hazırlanın.

-Sektörü ve dinamiklerini iyi anlayın.

-Yönetimin iyi yaptığı işleri alkışlama konusunda da cömert olun.

-Toplantı esnasında yanınızdaki yönetici en önemli projesini anlatırken çıkacağınız tekne turu için yaptığınız alışveriş listesini diğer üyelerin görmemesine özen gösterin.